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Die perfekte Datenbank

16. Juli 2019 — Jim Neumann, Eric Böhnisch-Volkmann

Eine Frage, die wir immer wieder erhalten, ist: „Wie soll ich am besten meine Datenbanken in DEVONthink erstellen und strukturieren?" Diese Frage scheint einfach zu beantworten zu sein, ist es aber in Wahrheit nicht. Sicher, Datenbanken lassen sich einfach mit Ablage > Neue Datenbank erstellen. Mit dieser Einfachheit ist es aber schon wieder vorbei, wenn es an das Strukturieren der Daten geht.

Handelt es sich um eine sehr breit aufgestellte Datenbank wie Arbeit oder Persönliches? Oder sind eine kleinere, mehr fokussierte Datenbanken, etwa eine für jedes Hobby oder jeden Kunden? Es gibt keine Regel, die besagt, dass eine Datenbank groß oder klein sein muss. Es gibt für beides gute Gründe.

Auch die interne Organisation der Dokumente ist hochgradig subjektiv. Wie Sie persönlich über Datenorganisation denken, sollte die Grundlage dafür sein. Eventuell sind Ihnen tief verschachtelte Orderstrukturen angenehm. Oder Sie möchten die Struktur flach halten und lieber mit intelligenten Gruppen zusätzliche Ordnung schaffen. In beiden Ansätzen können Tags hilfreich sein. Es gibt kein richtig oder falsch.

Und vergessen Sie nicht, dass Datenbanken nicht in Stein gemeißelt sind. Sie können immer wieder alles verändern und neue Ansätze ausprobieren, neue Datenbanken erstellen und wieder löschen, ganz wie Sie möchten. Sie verschieben Dokumente zwischen Datenbanken in Sekundenschnelle mit der Maus. Experimentieren Sie.

In kurz: Das, was für Sie selbst Sinn ergibt, ist der beste Weg, „die perfekte Datenbank“ zu bauen.