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Wie Sie nur Metadaten synchronisieren

31. Mai 2022 — Jim Neumann, Aaron Volkmann
Bildschirmfoto, auf dem das Informationen-Menü einer Datenbank in DEVONthink To Go zu sehen ist

Mobile Geräte haben sich in den letzten Jahren stets weiterentwickelt. Sie sind leistungsfähiger als früher und besitzen immer mehr Speicherkapazität. Allerdings ist nicht auf allen Geräten immer viel verfügbaren Speicherplatz übrig. Dies kann problematisch werden, wenn Sie Datenbanken in DEVONthink To Go importieren oder synchronisieren möchten. Hier sind ein paar Ideen, was Sie in solch einer Situation tun können.

Überlegen Sie zunächst einmal, welche Dokumente Sie tatsächlich unterwegs benötigen. Fragen Sie sich, ob Sie bestimmte Datenbanken wirklich dauerhaft auf Ihrem Gerät brauchen. Die Synchronisierung ist immer optional und es ist vielleicht nicht zwingend notwenig, alle Ihre Datenbanken zu importieren.

Sie könnten außerdem in Betracht ziehen, kleinere Datenbanken für die Synchronisierung zu erstellen, z. B. eine Datenbank mit Dokumenten, die Sie, wie die Dinge in einem Portemonnaie, regelmäßig benötigen und immer bei sich tragen möchten. Sie können auch Datenbanken für einen bestimmten Zweck importieren und sie wieder entfernen, wenn Sie die Dokumente nicht mehr benötigen.

Zu gu­ter Letzt können Sie in DEVONthink To Go auch nur Metadaten synchronisieren. Wenn Sie eine Datenbank importieren und vollständig synchronisieren, wird neben den Metadaten auch der Inhalt einer Datei heruntergeladen. Wächst die Datenbank, wird schnell eine Menge Speicherplatz benötigt. Um den Speicherplatz zu schonen, können Sie aber auch nur die Metadaten inklusive des durchsuchbaren Textes importieren. Und falls Sie die eigentliche Datei benötigen, laden Sie ihren Inhalt nachträglich herunter.

Wenn Sie in DEVONthink To Go unter Einstellungen > Synchronisierung einen Speicherort einrichten, setzen Sie den Regler für Lade Dateien auf Manuell. Falls Sie bereits einen Speicherort eingerichtet haben, tippen Sie auf Bearbeiten und dann auf den gewünschten Speicherort, um dort die entsprechende Änderung vorzunehmen. Nun werden ausschließlich die Metadaten der Dokumente in der Datenbank synchronisiert.

Sie können diese Einstellung auch für einzelne Datenbanken oder Gruppen festlegen:

  • Öffnen Sie im Datenbanken-Bildschirm das Informationen-Popover einer Datenbank, indem Sie lange mit dem Finger auf die Datenbank drücken. Nun können Sie die Einstellung für Dateien laden auf Immer oder Manuell setzen.
  • Diese Einstellung können Sie auch auf Gruppen-Ebene vornehmen, um z. B. die Dokumente einzelner Gruppen immer vollständig herunterzuladen, obwohl die Datenbank nur Metadaten synchronisiert. Rufen Sie hierfür das Informationen-Menü der Gruppe auf und wählen eine der beiden Optionen. Dies ist nützlich, wenn Sie Gruppen mit besonders wichtigen Dokumenten haben, die sie auf jeden Fall immer parat haben möchten.

Ob DEVONthink To Go die vollständig heruntergeladenen Inhalte dauerhaft behält, können Sie unter Einstellungen > Behalte festlegen. Sie können einen Wert zwischen 100 und alle wählen, wobei ein Wert kleiner als alle bewirkt, dass DEVONthink To Go regelmäßig den Inhalt älterer und seltener genutzter Dateien entfernt.

Als kleine Randnotiz: Wenn nur die Metadaten einer Datenbank synchronisiert werden, können Sie die Dateien nicht über Apples Anwendung Dateien erreichen. Sie können dort auch nicht die Inhalte der Dateien herunterladen, dies ist nur in DEVONthink To Go möglich.