Standardmäßig importiert DEVONthink Dateien, indem es diese in die Datenbank kopiert. Dadurch entsteht eine in sich geschlossene Datenbank. Diese lässt sich problemlos sichern oder als eine einzige Einheit transportieren. Es liegt an Ihnen, ob Sie die Originale löschen möchten. Viele Leute entscheiden sich dafür, die externen Kopien nicht aufzubewahren.

Alternativ können Sie auch externe Dateien und Ordner indizieren, was einfach Referenzen auf diese zu Ihren Datenbanken hinzufügt. In diesem Fall dürfen Sie die Dateien außerhalb von DEVONthink nicht verschieben oder löschen, da sonst die Referenzen zerstört werden.

DEVONthink importiert und speichert Dateien in ihren ursprünglichen Formaten. Es konvertiert nichts in irgendwelche proprietären Formate. So bleibt beispielsweise ein in DEVONthink importiertes PDF immer ein PDF.

Auch wenn Dateien intern in einer proprietären Ordnerstruktur gespeichert werden, bieten wir viele Optionen, um die Dateien jederezeit herauszubekommen. Dazu gehören einfaches Drag-and-Drop aus DEVONthink und der Befehl Ablage > Exportieren > Dateien und Ordner. Es ist auch möglich, auf die Interna eines Datenbankpakets zuzugreifen, um im Notfall Zugriff an Ihre Daten zu kommen. Aber bitte kontaktieren Sie unseren Kundendienst hierzu.

Das Neue Outlook ist die neue Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook, das gleiche Programm in neuen Kleidern. Leider hat der Hersteller im gleichen Atemzug auch die Unterstützung für AppleScript entfernt, eine Technologie, die DEVONthink und andere Programme benötigen, um mit Outlook zu kommunizieren.

Um die E-Mail-Archivierung aus Outlook wieder zu ermöglichen, schalten Sie einfach die neue Oberfläche über Outlook > Neues Outlook wieder ab. Sie werden gefragt, warum Sie vom neuen Erscheinungsbild wechseln. Lassen Sie Microsoft gerne wissen, dass AppleScript der Grund ist.

Laut der Roadmap von Microsoft soll es in absehbarer Zeit wieder AppleScript-Unterstützung in Outlook geben.

Mit Version 10 hat Evernote wichtige Funktionen für die Kommunikation zwischen Programmen entfernt. Um den Menübefehl Ablage > Importieren > Notizen aus Evernote in DEVONthink nutzen zu können, müssen Sie die ältere Version von Evernote installieren. Sie finden mehr Informationen dazu hier: Alte Version von Evernote installieren.

Dies hängt vom jeweiligen Programm ab, da nicht alle Programme ihre Daten einfach teilen. Anwendungen mit Drag-and-Drop und umfangreichen Exportoptionen bieten mehr Potenzial für den Datenaustausch zwischen Programmen. DEVONthink enthält einige eingebaute Optionen im Menü Ablage > Importieren. Für spezielle Programme stöbern Sie in unserer Community oder kontaktieren unseren Kundendienst.

Mit macOS Sonoma hat Apple Mail-Plug-Ins abgeschafft und durch eine neue Erweiterungsarchitektur ersetzt. Leider sind die neuen Erweiterungen in ihrer Funktionalität eingeschränkter und erlauben uns nicht mehr, auf Ihre E-Mails so zuzugreifen, wie wir es für die Archivierung benötigen. Sie erlauben uns auch nicht mehr, eigene Befehle in Mail einzufügen. Eine künftige Version von DEVONthink könnte ausgefeiltere Möglichkeiten für die E-Mail-Archivierung bieten, die nicht auf ein Plug-In angewiesen sind.

Wenn Sie sich nach Programmen umschauen und es Ihnen wichtig ist, dass sich Ihre Daten zwischen den Programmen austauschen lassen, schauen Sie nach einem oder mehreren dieser Funktionen:

• Drag-and-Drop
• Exportfunktionen, speziell als PDF oder in Textformaten wie reinem Text, RTF oder Markdown
• Unterstützung für File Providers, z. B., Zugriff über die App Dateien auf Mobilgeräten
• Unterstützung von AppleScript auf dem Mac bzw. Kurzbefehle auf Mobilgeräten

Seien Sie sich aber bewusst, dass manche Programme ihre eigenen Varianten bekannter Funktionen mitbringen, etwa eine abgewandelte Version von Markdown. Oder sie speichern ihre Metadaten in einer ungewöhnlichen Weise oder an einem nicht leicht zugänglichen Ort, was es anderen Apps schwer oder sogar unmöglich machen kann, sie zu verwenden. Manche solcher Schwierigkeiten lassen sich überwinden, aber es gibt keine Garantie, dass es machbar ist. Programme, die sich an Standards halten, bieten die meisten Möglichkeiten.